Door: Susan van ’t Klooster & Silke den Hartog – de Wilde.

Wie werkt met toekomstverkenningen en scenarioplanning houdt zich bezig met de lange termijn. Er bestaat altijd een groot risico dat de waan van de dag urgenter wordt ervaren dan de toekomst. Het gebeurt daarom weleens dat scenariostudies ‘in de la’ eindigen en niet direct leiden tot besluiten. Maar niet alleen het verkennen van de toekomst, maar ook het tot wasdom komen van effecten van dergelijke verkenningen vraagt een lange termijnvisie. De kracht van herhaling maakt dat scenarioplanning leidt tot effectievere besluitvorming. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende drie manieren:

  1. Herhaling van boodschappen
  2. Hergebruik van scenarioproducten
  3. Herhalen van de scenariocyclus

 

Herhaling van boodschappen

In ons vorige blog ‘Scenarioplanning: effectiviteit en besluitvorming’ zijn we ingegaan op de effectiviteit van scenarioplanning voor met name besluitvorming. We hebben daarin onder andere beschreven hoe scenarioplanning handvaten biedt voor organisatie om – door indicatoren en voorwaarden van verandering te monitoren – betere toekomstige besluiten te nemen.

Inzichten uit toekomstverkenningen kunnen ook op een andere manier een uitgesteld effect hebben. Een toekomstverkenning kan een onderdeel zijn van een bredere stroom van toekomstverkenningen met vergelijkbare boodschappen die elkaar onderling versterken. Dit gebeurt bijvoorbeeld met de klimaatscenario’s die het IPCC en andere onderzoeksinstellingen en adviesorganisaties uitbrengen. Een ander voorbeeld zijn de Welvaart en Leefomgeving (WLO) scenario’s (CPB, MNP en RPB, 2006; PBL en CPB, 2015) die door veel Nederlandse en internationale organisatie zijn doorvertaald naar specifieke regio’s en vraagstukken. Door deze ‘beat’ van toekomstscenario’s ontstaat een ‘gestage stroom van toekomstverkenningen die zijn weg vindt naar het beleid’ (WRR 2010) en kan een toekomstverkenning die misschien op zichzelf en in eerste instantie misschien weinig effect leek te hebben, toch bijdragen aan inzichtvorming of zelf een strategie- of beleidswijziging.

 

Hergebruik van scenarioproducten

Een andere vorm van effectiviteit is het hergebruiken van scenarioproducten. In 2013 begeleidden wij een toekomstverkenning voor de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De toekomstverkenning draaide om de vraag ‘Wat is de opdracht voor de SVB gezien de mogelijke toekomstige ontwikkelingen in de Nederlandse samenleving, wat betreft zorg, solidariteit en economisch ontwikkelingen?’. Doel van deze exercitie was om inzicht te krijgen in robuuste strategische keuzes. Daarbij wilde de organisatie kennis maken met verschillende methoden van toekomstverkenning, zodat de organisatie ook na afloop van het project in staat zou zijn om adequaat te kunnen reageren op mogelijke veranderingen. De exercitie leidde tot een aantal concrete inzichten en aanbevelingen die werden gebruikt in de strategische agenda van de SVB en droeg bij aan effectievere besluitvorming. Naast inzichten, leverden wij ook een aantal scenarioproducten die gebruikt konden blijven worden als instrumenten voor een strategische conversatie. Onder andere een trendanalyse, een set omgevingsscenario’s over de toekomst van de Nederlandse samenleving, een set streefbeelden over de toekomst van de SVB en een windtunnel-matrix.

Een jaar nadat wij onze toekomstverkenning voor de Sociale Verzekeringsbank hadden afgerond, kwam de organisatie in zwaar weer terecht: het PGB-systeem dat zorg moet dragen voor de uitbetaling van persoonsgebonden budgetten bleek snel na de invoering in 2015 ernstig tekort te schieten. Het ICT-systeem kon de enorme stroom aan informatie niet tijdig verwerken waardoor betalingen te laat werden gedaan, met grote gevolgen voor zowel budgethouders als zorgverleners. De SVB kreeg van de Staatssecretaris de opdracht niet alleen snel te zorgen voor herstel van de systeemfouten, maar ook om herbezinning van de koers van de SVB in bredere zin. De scenario’s die we hadden ontwikkeld, bleken daarvoor behulpzaam. De omgevingsscenario’s werden door de strategieafdeling van de SVB gebruikt voor een snelle omgevingsanalyse van ontwikkelingen die op middellange termijn afkomen op de organisatie en de streefbeelden om de nieuwe koers van de organisatie te helpen te bepalen.

Naast de directe opbrengst van de exercitie (de inzichten die werden gebruikt om de strategische agenda te voeden), konden de scenario’s dus worden gebruikt om snel na de storm de zeilen bij te zetten en een nieuwe koers te gaan varen. De scenario’s konden hergebruikt worden voor een andere strategische vraag dan waar ze oorspronkelijk voor bedoeld waren.

 

Herhalen van de scenariocyclus

Een toekomstverkenning is vaak een ‘project’ – een activiteit die wordt begrensd in tijd en middelen – en daarmee in de praktijk vaak een eenmalige activiteit. Soms stoppen deze projecten wanneer de scenarioverhalen zijn geschreven, soms wanneer er concrete boodschappen zijn afgeleid uit de scenario’s en in een enkel geval wanneer de scenario’s zijn doorleefd door de beoogde gebruikers.

In de PBL-handreiking ‘Scenario’s voor natuur, milieu en ruimte gebruiken: een handreiking’ (Dammers, van ’t Klooster, de Wit en Petersen, publicatie zomer 2017) worden verschillende werkvormen om het gebruik te bevorderen beschreven, waaronder een gebruikersgroep, gebruikersworkshop, serious game, film en tentoonstelling.

Onze ervaring is dat toekomstverkenningen die worden neergezet als proces of programma (en dus niet als een eenmalige activiteit), meer effect kunnen sorteren. Dit kan verschillende vormen aannemen. Zo kan een organisatie kan besluiten met regelmaat scenariostudies uit te brengen. Toekomstverkenningen kunnen op die manier worden aangepast met het verstrijken van de tijd en/of op basis van voortschrijdend inzicht. Daarnaast kunnen scenario’s worden gebruikt voor het monitoren van verandering. De toekomstverkenning is dat het startpunt voor opsporen van voorbodes van een ander verloop van ontwikkelingen. Dit kan via zogenaamde ‘kritische factoren’ en ‘noodzakelijke voorwaarden’ (zoals beschreven in de scenario’s) of via ‘zwakke signalen’. Een zwak signaal bestaat uit inhoudelijk slecht gedefinieerde, ongestructureerde informatie over een of meer gebeurtenissen die op verandering kunnen wijzen. Het gaat om informatie die gewoonlijk wordt genegeerd of verkeerd wordt uitgelegd (Dammers et al., 2013). Door deze informatie in verband te brengen met andere informatie, kan het worden herkend als een voorbode van een significante nieuwe trend of ontwikkeling (Schoemaker & Day, 2009). Op deze manier worden scenario’s gebruikt om te monitoren in welke richting (in de richting van welk scenario) de wereld verandert. En deze verandering kan op zijn beurt weer aanleiding zijn om de scenario’s aan te passen.

 

Bronnen

CPB, MNP en RPB (2006). Welvaart en Leefomgeving. Centraal Planbureau/Milieu en Natuur Planbureau/Ruimtelijk Planbureau, Den Haag/Bilthoven.

PBL en CPB (2015). Toekomstverkenning Welvaart en Leefomgeving. Nederland in 2030 en 2050: twee referentiescenario’s. Planbureau voor de Leefomgeving en Centraal Planbureau, Den Haag.

Dammers, E., van ’t Klooster, S.A., de Wit, B., Hilderink, H., Petersen, A. en Tuinstra, W. (2013). Scenario’s maken voor milieu, natuur en ruimte: een handreiking. Planbureau voor de Leefomgeving, Den Haag.

Dammers, E., van ’t Klooster, S.A., de Wit, B. en Petersen, A. (publicatie zomer 2017). Scenario’s maken voor natuur, milieu en ruimte gebruiken: een handreiking. Planbureau voor de Leefomgeving, Den Haag.

Schoemaker, J.H. & Day, G.S. (2009). How to make sense of weak signals. Opinion & Analysis, April 01.

WRR (2010). Uit Zicht: toekomst verkennen met beleid. Amsterdam University Press, Amsterdam.

(Photo credits: Shutterstock)